ものづくり補助金や事業再構築補助金などのすべての補助金において、採択されたあとは交付申請、実績報告といった申請手続きを行わなければなりません。交付申請とは、いわば補助金の使いみちに関して、何をいくらで購入するか補助金事務局に報告する手続きとなります。

多くの補助金では、まず、この交付申請時に「見積依頼書」を提出する必要があります。この記事では、ものづくり補助金や事業再構築補助金にかぎらず、補助金用の見積依頼書の書き方を分かりやすく解説しています。

見積依頼書が求められる理由

そもそも国の補助金は国民の税金であるので、その交付手続きは公正で透明性があり、競争的なプロセスに従っている必要があります。そのため、どんな補助金であっても、補助金の使いみちとなる「見積書」を必ず提出することになります。

ものづくり補助金や事業再構築補助金などの一部の補助金においては、取引業者にどのように説明して見積書を発行してもらったのか、そのプロセスについて確認することとなっており、その疎明資料のため「見積依頼書」の提出が求められます。

特に相見積書の提出が必要な場合は、取引業者ごとに同じ条件を提示して見積書を作ってもらっているか、補助金事務局も見積依頼書を細かくチェックしています。

見積依頼書の書き方

では、これから具体的に見積依頼書の書き方を解説していきます。補助金用の見積依頼書の書き方のコツは、余計なことを書かず、シンプルに必要な事項のみを記載することです。見積依頼書のフォーマットは、各補助金において採択者に案内される必要資料集の中に保存されていますので、それを活用しましょう。

１．日付

見積依頼書を取引業者に発送（送信）する日付となります。日付はいつでも構いませんが、見積依頼書を取引業者に渡して見積書をもらうことになるので、当然、見積書の日付より前の日付になっていなければなりません。

２．取引業者名

取引業者の名前、代表者名を記載しましょう。代表者名が分からない場合は担当者名でも構いません。代表者名も担当者名も分からない場合は、会社名だけの記載でも仕方がないでしょう。

しかし、補助金事務局から「取引業者の担当者も分からないのに、どのように見積依頼書を渡したのか説明してください」と詰められるケースもあります。取引業者の担当者の名前はできる限り記載していた方が無難でしょう。

３．自社の住所・事業者名

自社の本店住所と事業者名を記載しましょう。住所は郵便番号から建物の部屋番号まで漏れなく記載した方がいいでしょう。また、見積依頼書は代表者名義で出すようにしましょう。

４．補助金の正式名称

補助金の正式名称を記載しましょう。公募要領、採択通知、補助金事務局のホームページ、採択者宛のメールなどに記載されていますので、その名称を記載しましょう。

５．事業計画のテーマと予算項目

申請時に提出した事業計画書の事業計画名（テーマ）を「●●」の中に記載しましょう。予算項目とは、申請するときに、建物費、機械装置費、外注費といった経費区分を指定して申請しているはずなので、その予算項目を記載します。

そのため、工事業者などに提出する見積依頼書であれば建物費、機械メーカーなどに提出する見積依頼書であれば機械装置費といった項目が入ることになります。

６．仕様

具体的な仕様となります。工事であれば、納期、工事床面積、構造（木造、鉄骨など）といった項目を記載しておきましょう。機械装置費であれば納期、型番、購入個数などを記載すればいいでしょう。

まとめ

見積依頼書の記載方法は補助金によっても異なりますし、同じ補助金であっても補助金事務局の担当者によって異なることも珍しくありません。中にはとんでもない事を言ってくる担当者もいますので、必要最低限の記載だけ行い、補助金事務局から不備と指摘されたら修正するというスタンスで問題ないでしょう。